Das Ziel von Digitalisierung ist meist, einen Prozess zu verbessern und so zu automatisieren, dass er für die Nutzer einfach zu bedienen ist. Vielfach werden jedoch neue Prozesse entwickelt, die noch wesentlich komplizierter sind und am Ende nicht den Anforderungen der User entsprechen.
Oft werden Prozessdigitalisierungen mittels IT-Projekten umgesetzt. Auf diese Punkte sollte man dabei achten:
Prozesse sind meist historisch gewachsen und enthalten vielfach alle Risiken und Eventualitäten aus vergangenen Zeiten. Sie sind oft sehr umfangreich, kompliziert und aufwändig und werden nicht einheitlich oder gar nicht genutzt.
Was heißt das für Sie:
Sinnvoll ist es, die IST-Prozesse und aktuellen Verhaltensweisen genau zu erheben. Dann sortiert man nach Erfolg und tatsächlicher Anwendung.
Oft sind gerade diejenigen Personen, die den historisch gewachsenen Prozess gut kennen, stark in die Überarbeitung und Digitalisierung des Prozesses involviert.
Was heißt das für Sie:
Ziel muss es sein, einen schlanken Prozess zu entwickeln und zu digitalisieren, der die Anforderungen der Zukunft berücksichtigt. Größte Wachsamkeit ist darauf zu legen, nicht mehr notwendige Schritte nicht in den neuen Ablauf zu übernehmen und zu digitalisieren.
Zu Prozessen gibt es in Unternehmen unterschiedliches Vorwissen, unterschiedliche Zugänge und unterschiedliche Interessen in Bezug auf eine Lösung bzw. die Digitalisierung eines bestehenden Prozesses.
Was heißt das für Sie:
Mittels einer genauen Stakeholder Analyse herausarbeiten, wer dem neuen, digitalisierten Prozess erwartungsvoll, neutral oder sogar feindlich gegenüber steht.
Dann einen einfach anwendbaren Prozess, der möglichst viele Schritte digitalisiert, entwickeln und die Differenzen zum alten Prozess grafisch und nachvollziehbar darstellen. Klare Nutzenargumente, die die Vorteile des neuen Prozesses hervorheben, gut kommunizieren.
