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Herausforderung:

Der Digital Operational Resilience Act (DORA) ist eine europäische Verordnung, die darauf abzielt, die digitale Widerstandsfähigkeit des Finanzsystems innerhalb der EU zu stärken. DORA umfasst detaillierte Anforderungen, die Finanzinstitute, wie zum Beispiel Versicherungsunternehmen, erfüllen müssen, um angemessen auf Cyber-Bedrohungen und operationelle IT-Risiken reagieren zu können.

Die erfahrenen Umsetzungsteams von Primas begleitet Unternehmen bei der Umsetzung dieser sehr komplexen Aufgabe mit exzellentem Projektmanagement.

Das übergeordnete Ziel ist, die DORA-Compliance in den vielschichtigen Dimensionen der DORA Richtlinien für das Unternehmen zu erlangen. Um dieses abstrakte Ziel besser greifbar und messbar zu machen, hat Primas ein entsprechendes Reifegradmodell für Prozesse, Dokumente, Richtlinien und Systeme nach dem CMMI-Standard maßgeschneidert adaptiert.

Wichtig ist dabei, die Mitarbeiter*innen, für die die Einführung von DORA große Veränderungen mit sich bringt, gut einzubinden und so die Änderungen für alle Beteiligten akzeptabel und die langfristigen Vorteile erkennbar zu machen.

In einem großen aktuell laufenden Projekt für einen internationalen Versicherungskonzern stellt Primas CONSULTING ein für das DORA-Projekt maßgeschneidertes 4 köpfiges Umsetzungsteam, das dem internen Projektleiter operativ mit exzellentem Projektmanagement-Know-how und fachlichem Hintergrund zur Seite steht, den Vorstand und die Geschäftsführung im Projektlenkungsausschuss und im Designboard als Bindeglied der Projektleitung mit dem CIO strategisch, kommunikativ und steuernd berät sowie ein Project Office, das im operativen Projektgeschäft unterstützt. Im Bereich Anforderungsmanagement wird das Team auch von einem erfahrenen Product Owner & Requirement Engineer ergänzt.

Lösung:

Die Hauptaufgabe des Primas Projektmanagement Teams ist die Unterstützung des internen Projektleiters und des Management Teams in wesentlichen Bereichen:

• Übernahme von Umsetzungsverantwortung
• Operative Projektsteuerung
• Projektcontrolling und agile Gestaltung von Gegensteuerungsmaßnahmen
• Führung und Aktualisierung des Projekthandbuchs
• Entwicklung der Projektorganisation
• Laufendes Projektmonitoring & -reporting (transparente Kommunikation von Abweichungen)
• Ressourcenmanagement
• Projektcontrolling inklusive Projektfortschrittsberichte
• Teamführung & Coaching der Arbeitspaket-Verantwortlichen/Kernteams sowie der Länderverantwortlichen für die ca. 15 Tochterunternehmen in der EU und außerhalb der EU
• Stakeholder Kommunikation
• Regelmäßige Berichte an den Projektlenkungsausschuss
• Projektmarketing
• Changemanagement in Abstimmung mit dem Linienmanagement

Durch den Primas Projektleiter werden

• der Überblick über das gesamte Projekt gewahrt und ein Verzetteln im Detail verhindert
• Kunden-, Team- und Umfeldorientierung gestaltet und gelebt
• Abstimmung mit Team, Management und internen Kunden laufend durchgeführt
• ein Eintreten für das Projekt und das Projektteam gewährleistet

Der strategische Primas Berater agiert als Bindeglied des Projektleitung zur Geschäftsführung und zum Vorstand der Holding und der Tochtergesellschaften. Er schafft Rahmenbedingungen, die die Arbeitsfähigkeit des Projektteams fördern, indem Entscheidungen rechtzeitig getroffen und die Umsetzungsarbeit nicht behindert wird.

Das Projektoffice sorgt für schnelle ansprechende administrative und kaufmännischen Unterstützung.

Der Requirement Engineer hilft bei der Adaptierung der Prozesse für Betriebs- und Anforderungsmanagement und agiert bei der Umsetzung als Kommunikationsschnittstell und agile Coach.

Nutzen durch Primas Unterstützung:

1. Ganzheitlicher Überblick und effiziente Projektsteuerung: Durch den Einsatz eines externen Projektleiters bleibt der Fokus stets auf das Gesamtprojekt gerichtet. Dies verhindert, dass sich das Umsetzungsteam in Details verliert, und ermöglicht eine klare, strukturierte Vorgehensweise, die sich an den Projektzielen orientiert. Durch kontinuierliche Projektsteuerung werden Risiken frühzeitig identifiziert und entsprechende Maßnahmen ergriffen.
2. Klare Rollenverteilung und strukturierte Prozesse: Ein umfassendes Projekthandbuch definiert die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts klar und schafft so eine transparente und reibungslose Zusammenarbeit. Dies trägt dazu bei, dass alle Beteiligten ihre Aufgaben kennen und zielgerichtet arbeiten können, was die Effizienz und Effektivität des Projekts erheblich steigert.
3. Strategische Führung und Entscheidungsunterstützung: Der strategische Berater agiert als Schnittstelle zwischen dem Projektteam und dem Vorstand. Er sichert die Handlungsfähigkeit des Teams, indem er entscheidungsrelevante Informationen bereitstellt und dafür sorgt, dass notwendige Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden. So wird die Umsetzung nicht behindert und das Projekt kann planmäßig fortschreiten.
4. Stärkung der Teamdynamik und Stakeholder-Einbindung: Die kontinuierliche Abstimmung mit internen und externen Beteiligten schafft eine enge Zusammenarbeit und verbessert die Teamdynamik. Die regelmäßige Kommunikation mit Management und internen Kunden stellt sicher, dass deren Anforderungen und Erwartungen im Projekt berücksichtigt werden, was die Akzeptanz und Unterstützung für das Projekt erhöht.
5. Klare Kommunikation und Transparenz: Das laufende Monitoring und Reporting eine gewährleistet eine transparente Kommunikation, die Abweichungen frühzeitig offenlegt und entsprechende Gegenmaßnahmen ermöglicht. Dies sorgt für ein hohes Maß an Transparenz und Vertrauen, sowohl innerhalb des Teams als auch gegenüber den Stakeholdern und dem Projektlenkungsausschuss.
6. Innovation und aktive Beteiligung: Durch den Einsatz von innovativen Formaten wie Großgruppenveranstaltungen im World Café-Stil und einem speziell entwickelten DORA-Newsletter werden alle Betroffenen aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden. Diese Maßnahmen fördern das Engagement der Mitarbeiter und sorgen für eine breite Akzeptanz der Neuerungen, da die Vorteile von DORA für das Unternehmen und die Mitarbeitenden klar kommuniziert werden.
7. Ressourcenoptimierung und fokussiertes Coaching: Durch den Einsatz eines externen Product Owners, der bei Ressourcenengpässen Aufgaben übernimmt und die Effizienz der internen Projektteams gesteigert.
8. Templates & Präsentationen: Das Project Office sorgt für Effizienz, indem Templates eingebracht und angepasst werden und wirkungsvolle Präsentationen erstellt werden, damit Information und Entscheidungsfindung für Stakeholder, Team & Management erleichtert werden.