Für das Projektteam ist der Kick-off, die Projektstart-Sitzung, das Startereignis schlechthin. Von der zeitsparenden Variante (1-2 Stunden) für kleinere Projekte, bis zu umfangreichen (1-2 Tagen) Projektstart-Workshops für komplexe Projekte, finden sich viele Abstufungen. Das Ziel ist immer das gleiche: Orientierung herstellen. Projektteammitglieder verschaffen sich ihren ersten Eindruck vom Projekt. Beachten Sie: Ein Kick-off kann gleichermaßen motivierende als auch extrem frustrierende Wirkung erzielen.
Was Sie als ProjektleiterIn tun können, damit der Kick-off nicht zum ersten frustrierenden Erlebnis im Projekt wird!
Vorbereitung:
- Sorgen Sie dafür, dass ein klarer Projektauftrag vorhanden ist.
- Sorgen Sie für passende Rahmenbedingungen (Raum, Verpflegung, Zeitpunkt)
- Stimmen Sie sich vorab mit dem internen Auftraggeber ab.
- Überlegen Sie, wie Sie das Projekt Nutzer-orientiert präsentieren.
Durchführung
- Agieren Sie als Vorbild (Vorbereitung, Pünktlichkeit, Committment)!
- Lassen Sie keine Grundsatzdiskussionen zu – das Projekt ist beauftragt.
- Bitten Sie den internen Projektauftraggeber kurz zu eröffnen. Das unterstreicht die strategische Bedeutung des Projektes!
- Erarbeiten/vermitteln Sie eine gemeinsame Projektvision. Diese soll so formuliert sein, dass sie sich für die Teammitglieder als sinnvoll zeigt und sie motiviert, an der Verwirklichung mit aller Kraft mitzuwirken.
- Machen Sie keine Werbeveranstaltung! Sprechen Sie Risiken und Chancen offen an, indem Sie weder glorifizieren noch schwarzmalen.
- Stellen Sie für jedes Teammitglied konkrete Anknüpfungspunkte her. Betonen Sie, wie jeder einzelne mit seinen Erfahrungen und Talenten zur Erreichung des Projektziels beitragen kann!
- Bieten Sie verständliche Information, setzen Sie nichts voraus! Informieren Sie über die wesentlichen Rahmenbedingungen: Kommunikationsplan, PM-Standards, Projektlaufwerk,…
- Erheben Sie offene Fragen und die Stimmung am Ende.
- Stellen Sie sicher, dass die nächsten Schritte für das Team klar sind.
- Halten Sie die Zeit ein.
