20 Meeting Tipps

Viele von uns verbringen viel Zeit in Meetings: Oft haben wir allerdings den Eindruck, dass die meisten nicht wirklich zielführend sind: Die Teilnehmenden reden aneinander vorbei, Kolleg:innen kommen später oder müssen früher weg, einige lesen ihre E-Mails oder erledigen während online-Meetings andere Aufgaben. So gelingen Ihre Meetings besser:

1. Gut vorbereitet sein: Der/die Moderator:in plant den Ablauf des Meetings vorab und bereitet eine Agenda vor. Damit der Ablauf detailliert geplant werden kann, muss der/die Moderator:in ein Meeting-Ziel und ein Ziel je Agenda Punkt definieren. Die einzelnen Agenda Punkte sollen auch mit einem Zeitbudget versehen werden. Die Agenda dient als Unterstützungsmittel für die Moderation, um auch im Zuge einer heißen Debatte den roten Faden zu behalten. 

2. Nicht mit größtem Problem beginnen: Es bewährt sich, Meetings, in denen problembeladene Themen diskutiert werden, mit einem einfachen Thema zu beginnen. Ein leicht erreichbarer Konsens bei einem nicht problembeladenen Thema zu Beginn wird als Erfolg gewertet. Dies wirkt sich positiv auf die nachfolgenden Agenda Punkte aus. 

3. Meetings bewusst pünktlich beginnen, auch – und gerade dann – wenn nicht alle Teilnehmenden anwesend sind. Dies ist ein hilfreicher Beitrag zur Entwicklung einer professionellen Meeting-Kultur. 

4. Das Ziel des Meetings am Beginn klarstellen: Der/die Moderator:in hält fest, welche Entscheidungen und Ergebnisse am Ende des Meetings benötigt werden, um das Projekt wie vorgesehen weiterführen zu können. 

5. Die Teilnehmenden, wenn erforderlich, untereinander bekannt machen: Das Ausmaß und die Form der Vorstellungsrunde liegt im Gestaltungsspielraum der Projektleitung. Dadurch kann er/sie von Beginn an wichtige Akzente setzen, die die Projektkultur betreffen (wie wichtig sind welche Informationen, wie formal oder informell wird das Meeting abgehandelt, wie stark fokussieren sich die Teilnehmenden auf das Projekt, …). 

6. Übereinstimmung hinsichtlich der Meeting-Ziele, der Tagesordnung und der Reihenfolge der einzelnen Punkte erzielen: Das Vorstellen der Agenda und Abfragen von Erwartungen und ob es seitens der Teilnehmenden weitere Diskussionspunkte gibt, ist die Basis, dass alle an einem Strang ziehen. Andernfalls kann es durchaus passieren, dass einzelne Teammitglieder ihre Interessen und Informationswünsche von Anfang an nicht erfüllt sehen und sich nicht konstruktiv einbringen. Sollten zusätzliche Tagesordnungspunkte/Besprechungsziele genannt werden, sollen diese für alle sichtbar visualisiert werden. 

7. Übereinstimmung hinsichtlich der Dauer des Meetings, der Pausenregelung und – unter Umständen – der Abstimmungsregelung erzielen. Diese Übereinstimmung ist eine Vereinbarung, die damit auch als Kontrakt zum Bleiben bis zum Meeting-Schluss aufgefasst werden sollte! Es muss Übereinstimmung hinsichtlich der Aufteilung von Funktionen im Meeting erzielt werden; die einzelnen Aufgabenträger:innen sind festzuhalten. 

8. Balance herstellen: Der/die Moderator:in sorgt dafür, dass immer nur eine Person redet. Vielredner sind in ihrer Redezeit zu begrenzen. Auf Prägnanz der Aussagen ist Wert zu legen. Es ist die Aufgabe der Moderation, eine Balance zwischen Breite und Tiefe der Diskussion herzustellen. Notfalls ist zu begründen, warum ein Punkt von besonderem Interesse ist und ihm deshalb mehr Raum als ursprünglich geplant gewährt wird. 

9. Auf den Zeitplan der Tagesordnung großen Wert legen! Es sollte jederzeit Orientierung herrschen, wo man sich im Meeting gerade befindet, auch – oder gerade – wenn es hektisch zugeht. Die Agenda ist ein gutes Hilfsmittel, um zeitintensive Diskussionen zu steuern und ggf. abzubrechen – es kann auch ausdrücklich auf die Einhaltung des Zeitplans hingewiesen werden. Von der strikten Zeitplaneinhaltung kann abgewichen werden, wenn ein für den Projekterfolg wesentlicher inhaltlicher Punkt ansonsten nur unzureichend besprochen werden kann. 

10. Diskussionstiefe steuern: Die Moderation unterstützt Diskussionen mit Hilfsfragen, um eine an sich verzettelte Diskussion weiterführen. Sobald eine Diskussion zu sehr ins Detail ausartet, sollte der Moderator dies ansprechen und das Thema eventuell aus dem Meeting (auf später, auf einen kleineren Kreis) verschieben. Themen, die nicht sofort behandelt werden, sollen in einem „Themenspeicher“ für alle sichtbar visualisiert werden.  

11. Sichtbar dokumentieren: Die wesentlichen Beiträge werden auf Flip-Chart oder einem virtuellen Whiteboard für alle sichtbar mitdokumentiert. Dies erhöht die Identifikation aller Teilnehmenden mit den Ergebnissen und fördert die Aufmerksamkeit während des Meetings. Außerdem wird dadurch verhindert, dass nach dem Meeting das Protokoll langwierig mit allen Teilnehmenden abgestimmt werden muss. 

12. Der/die Moderator:in leitet die Diskussion ohne dabei formale Regeln zu stark herauszustellen und stellt sich selbst nicht in den Mittelpunkt. 

13. Teilnehmende direkt einbinden: Die direkt adressierte Frage hilft, alle Teilnehmenden einzubinden, z.B. „Wie sehen Sie diesen Punkt?“ Eine andere Möglichkeit um Stellungnahmen von allen Teilnehmenden einzuholen, ist, eine Frage zu stellen, die von allen Teilnehmenden mit kurzer Bedenkzeit Post-Its (bzw. Post-It im virtuellen Whiteboard) beantwortet wird. 

14. Auftretende Missverständnisse, Informationslücken und Ähnliches sofort ansprechen und – soweit möglich – lösen oder einen Lösungsweg ankündigen. 

15. Blickkontakt halten: Der Moderator hält Blickkontakt zu den gerade sprechenden Teilnehmenden. Den Blick zu lange abzuwenden oder sich gar während der Wortmeldung mit etwas anderem zu beschäftigen, ist unhöflich und wird als Affront empfunden, auch wenn dies nicht sofort zum Ausdruck kommt. In virtuellen Meetings kann den Teilnehmenden die Verwendung des Chats oder der Funktion „Hand Heben“ empfohlen werden. Außerdem ist in kurzen Abständen der Blick auf die Gesamtheit der Teilnehmenden oder in den Chat zu werfen, um Wortmeldungen entgegenzunehmen. Diese werden mit einem kurzen Signal quittiert und sollten notiert werden. Dann wird dem Redner / der Rednerin wieder die Aufmerksamkeit gewidmet. Das ist eines der wichtigsten Mittel, um physische und geistige Präsenz zu zeigen und die Führung in der Hand zu behalten. 

16. Taktvoll bleiben: Der/die Moderator:in bleibt – auch im Fall formaler Ausrutscher einzelner Meeting-Teilnehmenden – taktvoll. 

17. Verschiedene Arbeitsformen nützen: Im Falle von sehr lang andauernden oder anstrengenden Meetings empfiehlt es sich, die Konzentrationsphasen mit wechselnden Arbeitsformen, humorvollen Impulsen oder körperlicher Bewegung aufzulockern. 

18. Pausen einlegen! Niemand kann sich stundenlang konzentrieren – und schon gar nicht, wenn es um komplexe Sachverhalte geht. Wird dies vergessen, entsteht ein „emotionaler Stau“. Bei jeder Unterbrechung ist jedoch für alle klar anzugeben, wie lange diese Pause dauert. 

19. To Dos vereinbaren: Größter Wert ist auf die Vereinbarung von Maßnahmen für die Zeit nach dem Meeting zu legen. Dies garantiert die Wirksamkeit des Meetings! Gegebenenfalls formuliert der/die Moderator:in direkt und sofort mit den Teilnehmenden) das Protokoll und legt, wann immer möglich, persönlich Verantwortliche für jede vereinbarte Aufgabe sowie einen Termin fest (To-Do-Liste). 

20. Meeting zusammenfassen: Nach jedem Agenda Punkt sind die Ergebnisse kurz zusammenzufassen, um den Punkt abzuschließen. Das Meeting endet mit einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Resultate, ohne nochmals auf die Inhalte einzugehen, mit einem Hinweis auf die nächsten Meeting-Termine und mit Dank an die Teilnehmenden. Das Meeting wird pünktlich geschlossen.  

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