Diese Punkte sollten Sie als Projektleiter:in oder Moderator:in berücksichtigen:
- Gut vorbereitet sein: Der/die Projekt- oder Meetingleiter:in plant den Sitzungsablauf anhand einer Tagesordnung (Design). Je besser der Ablauf und die damit verbundene Zeitstruktur verankert wurden, umso weniger geht im Zuge einer heißen Debatte der rote Faden verloren.
- Nicht mit größtem Problem beginnen: Es hat sich bewährt, als ersten Punkt der Tagesordnung nicht den vermutlich am heißesten umstrittenen anzusetzen. Ein leicht erreichbarer Konsens bei einem nicht problembeladenen Thema zu Beginn wird als Erfolg gewertet. Dies wirkt sich positiv auf die nachfolgenden Tagesordnungspunkte aus.
- Meetings bewusst pünktlich beginnen, auch – und gerade dann – wenn nicht alle Teilnehmenden anwesend sind. Dies ist ein hilfreicher Beitrag zur Entwicklung einer professionellen Meetingkultur.
- Das Ziel des Meetings am Beginn klarstellen: Der/die Leitende hält fest, welche Entscheidungen und Ergebnisse am Ende der Sitzung benötigt werden, um das Projekt wie vorgesehen weiterführen zu können.
- Die Teilnehmenden, wenn erforderlich, untereinander bekannt machen. Das Ausmaß und die Form der Vorstellungsrunde liegt im Gestaltungsspielraum des Projektleiters. Dadurch kann er/sie von Beginn an wichtige Akzente die Projektkultur betreffend setzen (wie wichtig sind welche Informationen, wie formal oder informell wird die Sitzung abgehandelt, wie stark fokussieren sich die Teilnehmer auf das Projekt, …).
- Übereinstimmung hinsichtlich der Sitzungsziele, der Tagesordnung und der Reihenfolge der einzelnen Punkte erzielen: Dies ist die Basis, damit die Teilnehmenden an einem gemeinsamen Strang ziehen. Andernfalls kann es durchaus passieren, dass einzelne Teammitglieder ihre Interessen und Informationswünsche von Anfang an nicht erfüllt sehen und sich nicht konstruktiv einbringen.
- Übereinstimmung hinsichtlich der Dauer der Sitzung, der Pausenregelung und – unter Umständen – der Abstimmungsregelung erzielen. Diese Übereinstimmung ist eine Vereinbarung, die damit auch als Kontrakt zum Bleiben bis zum Sitzungsschluss aufgefasst werden sollte! Es muss Übereinstimmung hinsichtlich der Aufteilung von Funktionen im Meeting erzielt werden; die einzelnen Aufgabenträger:innen sind festzuhalten.
- Balance herstellen: Der/die Moderierende sorgt dafür, dass immer nur eine Person redet. Vielredner sind in ihrer Redezeit zu begrenzen. Auf Prägnanz der Aussagen ist Wert zu legen. Es ist die Aufgabe des Moderators, eine Balance zwischen Breite und Tiefe der Diskussion herzustellen. Notfalls ist zu begründen, warum ein Punkt von besonderem Interesse ist und ihm deshalb mehr Raum als ursprünglich geplant gewährt wird.
- Auf den Zeitplan der Tagesordnung großen Wert legen! Es sollte jederzeit Orientierung herrschen, wo man sich im Meeting gerade befindet, auch – oder gerade – wenn es hektisch zugeht. Gelegentliche Blicke auf die Uhr signalisieren, dass der/die Moderator:in die Zeit unter Kontrolle hat. Es kann auch ausdrücklich auf die Einhaltung des Zeitplans hingewiesen werden. Von der strikten Zeitplaneinhaltung kann abgewichen werden, wenn ein für den Projekterfolg wesentlicher inhaltlicher Punkt ansonsten nur unzureichend besprochen werden kann.
- Diskussionstiefe steuern: Sobald eine Diskussion zu sehr ins Detail ausartet, sollte der Moderator dies ansprechen und das Thema eventuell aus der Sitzung (auf später, auf einen kleineren Kreis) verschieben.
- Sichtbar dokumentieren: Die wesentlichen Beiträge werden auf Flip-Chart oder PC für alle sichtbar mitdokumentiert. Dies erhöht die Identifikation aller Teilnehmenden mit den Ergebnissen. Außerdem wird dadurch verhindert, dass nach der Sitzung das Protokoll langwierig mit allen Teilnehmenden abgestimmt werden muss.
- Verzettelung verhindern: Die Diskussion wird vom Moderator strukturiert, indem Themen auf später verschoben sowie Hilfsfragen gestellt werden, die eine an sich verzettelte Diskussion weiterführen.
- Teilnehmende direkt einbinden: Die direkt adressierte Frage hilft, alle Teilnehmenden einzubinden, z.B. „Wie sehen Sie diesen Punkt?“
- Auftretende Missverständnisse, Informationslücken und Ähnliches sofort ansprechen und – soweit möglich – lösen oder einen Lösungsweg ankündigen.
- Blickkontakt halten: Der Moderator hält Blickkontakt zum/zur gerade sprechenden Teilnehmenden. Den Blick zu lange abzuwenden oder gar während seiner Wortmeldung sich mit etwas anderem zu beschäftigen, ist unhöflich und wird als Affront empfunden, auch wenn dies nicht sofort zum Ausdruck kommt. Trotzdem ist in kurzen Abständen der Blick auf die Gesamtheit des Gremiums zu werfen, um Wortmeldungen entgegenzunehmen. Diese werden mit einem kurzen Signal quittiert und sollten notiert werden. Dann wird dem Redner / der Rednerin wieder die Aufmerksamkeit gewidmet. Das ist eines der wichtigsten Mittel, um physische und geistige Präsenz zu zeigen und die Führung in der Hand zu behalten.
- Taktvoll bleiben: Der/die Moderator:in bleibt – auch im Fall formaler Ausrutscher einzelner Meeting-Teilnehmenden – taktvoll.
- Verschiedene Arbeitsformen nützen: Im Falle von sehr lang andauernden oder anstrengenden Meetings empfiehlt es sich, die Konzentrationsphasen mit wechselnden Arbeitsformen, humorvollen Impulsen oder körperlicher Bewegung aufzulockern.
- Pausen einlegen! Niemand kann sich stundenlang konzentrieren – und schon gar nicht, wenn es um komplexe Sachverhalte geht. Wird dies vergessen, entsteht ein „emotionaler Stau“. Bei jeder Unterbrechung ist jedoch für alle unmissverständlich anzugeben, wie lange diese Pause dauert.
- To Dos vereinbaren: Größter Wert ist auf die Vereinbarung von Maßnahmen für die Zeit nach dem Meeting zu legen. Dies garantiert die Wirksamkeit des Meetings! Gegebenenfalls formuliert der/die Moderator:in direkt und sofort (vor dem versammelten Gremium) das Protokoll und legt, wann immer möglich, persönlich Verantwortliche für jede vereinbarte Aufgabe sowie einen Termin fest (To-do-Liste).
- Meeting zusammenfassen: Das Meeting endet mit einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Resultate, ohne nochmals auf die Inhalte einzugehen, mit einem Hinweis auf die nächsten Sitzungstermine und mit Dank an die Teilnehmenden für ihre Mitarbeit pünktlich.
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