So gelingt die remote-Projektarbeit
Das Leben mit Unsicherheiten und Risiken ist für Projektmanager*innen nicht unbedingt neu. In der aktuellen Situation sind die Rahmenbedingungen jedoch noch etwas herausfordernder geworden. Auch wenn virtuelle Projektleitung insbesondere im international Umfeld schon teilweise genützt wurde, gab es in Vor-Corona-Zeiten zumindest noch einen gemeinsamen physischen Projektstart und auch während der Projektphasen bei Bedarf Präsenz-Meetings. Derzeit ist das oftmals nicht möglich bzw. ändern sich die Bedingungen, was erlaubt und möglich ist, ständig. Wie managt man ein Projekt komplett virtuell? Wie kann über Distanz ein Teamspirit entstehen? Wie fördert man produktives Arbeiten und effiziente Meetings?
Aus unserer Arbeit in einer Vielzahl von virtuellen Projekten haben wir 7 Tipps abgeleitet, wie erfolgreiche Projektarbeit auch über Distanz gut funktionieren kann.
1. Transparenz herstellen
Bei virtueller Zusammenarbeit ist es besonders wichtig, immer den Überblick über Themen und Teams zu behalten. Dafür eignen sich für alle Projektteammitglieder zugängliche Dateiablagen, To Do Listen und Kanban-Boards.
2. Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
Für eine erfolgreiche remote-Zusammenarbeit ist es förderlich, wenn das Team gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten kann. Die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten erspart das ständige Versenden von überarbeiteten Versionen, Speichern, erneutes Versenden,… Hilfreich sind auch Systeme, in denen alle Nutzer sehen können bzw. informiert werden, wenn Änderungen durchgeführt werden.
3. Regelmäßigen Austausch etablieren
Für das Projektteam ist ein kontinuierlicher Austausch essentiell. Alle Teammitglieder sollen in regelmäßigen Intervallen über die konkreten Fortschritte im Projekt, den Fahrplan für die nächsten Projektphasen und die weiteren Schritte und Meilensteine informiert werden. Die Projektleitung muss dafür sinnvolle Intervalle und Formate konzipieren, die sich für die Teaminformation und -abstimmung eignen. Wichtig ist, die Information und den Erfahrungsaustausch in der Gruppe so zu gestalten, dass sich jeder/jede als Teil des Teams gut informiert und eingebunden fühlt und gleichzeitig nicht zu viel wertvolle (Projekt)Arbeitszeit in Meetings gebunden wird.
4. Effiziente Meetings ermöglichen
Neben der Wahl einer für Projektteammeetings passenden Plattform sollte die Projektleitung für einen produktiven Ablauf dieser Meetings sorgen. Ein erster Schritt ist die Agenda, die vorab an das Team versendet wird. Wichtig ist, dass darin die Zeiten genau definiert sind und klar ist, wer für den jeweiligen Punkt verantwortlich ist. Eventuell ist es gar nicht notwendig, dass alle Projektteam-Mitglieder bei allen Tagesordnungspunkten dabei sind?
Darüber hinaus ist eine definierte Moderation, die sich um Technik und aktive Involvierung aller kümmert, Voraussetzung für produktive Projektteam-Meetings. Essentiell ist, dass sich alle Teammitglieder gut eingebunden und gehört fühlen. Das stärkt die Motivation und sorgt für mehr Kreativität. Auch verhindert die aktive Meinungseinholung bei remote arbeitenden Teammitgliedern, dass sie Kamera und Mikrofon ausschalten und sich mit anderem beschäftigen. Darüber hinaus sind Visualisierung und Protokollführung Aufgaben, um die sich der/die Moderator*in kümmert.
5. Informelle Kommunikation fördern
Die Zusammenarbeit im Projektteam und der Teamgeist profitieren virtuell – wie auch analog – von informellen „Treffen“ und Gesprächen. Geben Sie als Projektleiter*in Ihrem Team Möglichkeit und Raum für Smalltalk & persönliche Gespräche. Einerseits sollte die informelle Kommunikation geplant werden, damit sie nicht auf der Strecke bleibt. Gleichzeitig sollte diese aber auch spontan möglich sein. Eine Möglichkeit für geplante informelle Kommunikation könnten z.B. 10 informelle Minuten am Beginn jeden Arbeitsmeetings sein. Damit schaffen Sie auch gleich eine empathische Arbeitsatmosphäre.
6. Feedback geben
In der virtuellen Zusammenarbeit sind Feedback-Gespräche und Rückmeldungen besonders wichtig. Planen Sie regelmäßig solche Gespräch mit jedem einzelnen Teammitglied, aber auch mit dem ganzen Team ein. Die Gespräche bieten auch die Möglichkeit, Lob und Anerkennung auszusprechen, was in der digitalen Zusammenarbeit besonders wichtig ist. Darüber hinaus sollte auch die gesamte Situation des Teammitglieds besprochen werden. Viele Mitarbeiter*innen sind mit der Situation im Homeoffice überfordert. Besprechen Sie auch die Auslastung. Bedenken Sie: Über- oder Unterforderung führen zu oft zu schlechteren Ergebnissen. Versuchen Sie im Gespräch auch auf diese Punkte einzugehen und nach Möglichkeit Lösungen mit dem/der Mitarbeiterin zu erarbeiten.
7. Gemeinsames Feiern
Auch virtuell sollten Sie auf das Teambuilding und das Feiern von Erfolgen nicht vergessen. Gemeinsame Events steigern den Teamspirit. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Es gibt eine Reihe von Teamspielen, die sehr gut online gespielt werden können. Oder Sie treffen sich mit Ihrem Team auf einen virtuellen Kaffee oder ein virtuelles Mittag-/Abendessen,… Die Speisen und Getränke lassen Sie liefern – wenn das als Überraschung gelingt, ist schon mal der Grundstein für ein schönes Fest gelegt!
