Nicht nur der Kunde oder die Auftraggeber*innen haben Einfluss auf das Gelingen eines Projekts! Auch die Interessen verschiedenster andere Gruppen wie Nutzer, Lieferanten, Kooperationspartner, die Geschäftsführung u.v.a. gilt es zu berücksichtigen. Um deren Interessen und Einflussmöglichkeiten bewusst im Sinne des Projekts zu gestalten, laufend zu verstehen und zu verfolgen und auf Entscheidungen, Akzeptanz, Mitwirkung einwirken zu können, ist ein aktives Stakeholdermanagement essentiell.
Mit der zunehmenden Digitalisierung ändert sich die Dynamik der Kommunikation
Ihre Stakeholder werden in der Regel sehr unterschiedlich sein und es ist wichtig, die Zusammensetzung der Menschen zu verstehen, die Sie ansprechen wollen, und zu wissen, wie sie am besten angesprochen werden können. Handelt es sich um technikaffine Menschen, die Informationen in einer Vielzahl von Formen empfangen und verarbeiten können oder um traditionell eingestellte Personen, die es vorziehen, dass alles so bleibt, wie es immer war? Das heißt nicht, dass Sie die Technologie nicht auch bei Letzteren einsetzen sollten – Sie müssen Ihre Kommunikation nur so planen und gestalten, dass sie deren Erwartungen entspricht und sich auch diese Menschen weiterhin engagieren.
In einem Impulsvortrag bei einem großen Software-Unternehmen in Wien haben wir herausgearbeitet, dass die zunehmende Digitalisierung nicht bedeutet, dass sich die Grundlagen des Stakeholder-Engagements ändern. Vielmehr geht es immer um Menschen, und das wird auch so bleiben. Es verändert sich jedoch die Dynamik der Kommunikation und die Art und Weise, wie Sie Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufbauen und pflegen. Die Erwartungen Ihrer Stakeholder an die Art und Weise, wie mit ihnen kommuniziert werden soll, wie leicht sie mit Ihnen in Kontakt treten können und wie oft Sie sie auf dem Laufenden halten, haben sich jedenfalls geändert.
Die folgenden Tipps können helfen, eine zielgruppenadäquate Kommunikation über Distanz systematisch aufzubauen und zu pflegen:
7 Tipps für virtuelles Stakeholder Management
- Sicherheit geben: Durch die professionelle Moderation von Meetings (Vorbereitung Agenda, Nutzung von interaktiven Hilfsmitteln z.B. Miro-Boards, Worterteilen, Mitvisualisieren von Ergebnissen im Miroboard, aktives Zeitmanagement,…) wird die Gewissheit signalisiert, dass alle Meinungen gehört und das Projekt professionell gemanaged wird.
- Klare Botschaften: Kurze, knappe Meetings mit klarer Agenda und das Mitkommunizieren des Zusammenhangs mit dem Gesamtbild schaffen Klarheit: Warum werden diese Themen jetzt angesprochen? Warum sind diese Themen notwendig?
- Präsenz zeigen: In Video-Calls lässt sich ein besseres Bild zur Stimmungslage des Gegenübers gewinnen. Durch regelmäßige individuelle Abstimmungen mit Teammitgliedern fühlen sich diese gut eingebunden.
- Empowerment / Mut belohnen: Wichtig ist, die richtigen Fragen zu stellen und als Coach zu agieren, Feedback zu geben und Anerkennung zeigen.
- Kurzfristige Ziele: Für Transparenz sorgen klare Messkriterien zur – regelmäßigen – Überprüfung der Zielerreichung.
- Anerkennung zeigen: Nützen Sie digitale Hilfsmittel wie Chat und Messengersystem (MS-Teams, WhatsApp, …) um auf kurzem Weg auch Anerkennung zu zeigen.
- Offene, ehrliche Kommunikation und Feedback: Verwenden Sie kreative, innovative Tools, z.B. Umfragen über Mentimeter, … Geben Sie Feedback immer sofort und fordern Sie dieses auch ein. Ihre Kommunikation muss offen, ehrlich und jedenfalls respektvoll sein.
