Effizienzsteigerung bei der Projektplanung:
Wie KI bei der Projektzielformulierung unterstützen kann
Die Zielformulierung ist ein entscheidender Schritt in jedem Projekt. Sie bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf, klare Kommunikation und eine effektive Zusammenarbeit. Doch häufig ist dieser Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig – gerade wenn es darum geht, alle relevanten Aspekte zu berücksichtigen und Ziele so zu formulieren, dass sie für alle Beteiligten verständlich und nachvollziehbar sind. In diesem Artikel zeigen wir, wie Künstliche Intelligenz (KI) Projektleitern dabei helfen kann, diesen Prozess zu optimieren – und wie dabei bis zu 80 % der üblichen Zeit eingespart werden können.
Ausgangssituation:
Ein neues Projekt wird diskutiert; Die Ausgangssituation / Problemstellung liegt vor; Eine grobe Vision für die Zukunft ebenso.
Rollen:
Der/die Projektleiterin ist gefordert nachvollziehbare, messbare Projektziele als Diskussionsvorlage für den Kick-off Workshop zu entwickeln. Auftraggeberin, Projektteam, Stakeholder, externe Dienstleister sind die Zielgruppen der Diskussionsgrundlage im Kick-off/Projekt-Planungsworkshop
Erwartete Ergebnisse/ Nutzen:
Die Projektziele sollen umfassend, klar strukturiert und möglichst messbar formuliert werden (SMART). Durch den Einsatz von KI (Künstlicher Intelligenz) bei der Zielformulierung soll sichergestellt werden, dass kein wesentlicher Zielaspekt vergessen wird und dass die KI einen Vorschlag für eine systematische Zielformulierung liefert, der Basis zur weiteren Bearbeitung ist.
Erfahrung:
Bei gut formulierten Prompts passen 80-90% der Zielformulierung, die von der KI vorgeschlagen werden. Der Aufwand für die weiteren 20% ist entsprechend geringer, als eine völlig neue “händische” Zielformulierung.
Vorgehensschritte inkl. Einsatz von KI
- Ausgangssituation als Prompt formulieren, dabei Neutralisierung und Anonymisierung beachten
- Erfolgsfaktor ist die klare Formulierung der Ausgangssituation und der Vision sowie die Rolle, für die das Ergebnis genutzt wird.
- Wichtig ist es das gewünschte Ergebnis vorzugeben:
- SMARTe Ziele nach klassischer Methode oder
- OKR Ziele nach agiler Methode
- Ergebnisse, Nutzungsziele und Prozessziele anfordern
Erstprompt Zielformulierung für das Projekt (Beispiel):
Ich bin Projektleiter*in eines großen Umstrukturierungs- und Verlagerungsprojektes, das jetzt beginnt und auf folgenden Umständen beruht: Die lokale Produktionsstätte wird aufgrund zu hoher Kosten im derzeitigen europäischen Land geschlossen und an einen neuen Produktionsstandort in einem osteuropäischen Land mit niedrigeren Löhnen und weniger expansiven Lieferanten verlagert. Das übergeordnete Ziel ist es, die bestehende Produktionsstätte zu schließen und eine neue Produktionsstätte in einem osteuropäischen Land zu identifizieren, zu evaluieren und schrittweise innerhalb von einem Jahr bei laufendem Betrieb hochzufahren. Bitte zeig mir eine strukturierte Liste von SMART-Zielen und klaren Ergebnissen, einschließlich Erfolgskriterien für dieses Verlagerungsprojekt.
Bitte für das vorliegende Projekt SMARTe Ziele formulieren und eine Formulierung nach agilen Grundsätzen (OKR) ableiten!
SMARTe Zielformulierung KI mit Ergänzungen durch Projektleiter*in:
Ziel 1: Aufbau einer neuen Produktionsstätte in Osteuropa
- Konkret: Aufbau einer Produktionsstätte in einem bestimmten osteuropäischen Land mit ausreichender Kapazität
- Messbar: Die Anlage erreicht innerhalb von 1 Jahr in vordefinierten Schritten 100 % Betriebsbereitschaft und Kapazität.
- Erreichbar: Entwicklung eines realistischen Zeitplans, Beauftragung eines lokalen Projektaufbauteams und Einholung der erforderlichen Genehmigungen.
- Relevant: Trägt zur Kostensenkung bei, indem die Kosten für Arbeitskräfte und Zulieferer gesenkt werden, und sichert gleichzeitig ein vorgegebenes Qualitätsniveau.
- Termingebunden: Die neue Anlage ist in 1 Jahr betriebsbereit und bewältigt 100 % der derzeitigen Produktion, was eine Produktionssteigerung von …% pro … ermöglicht.
- Erfolgskriterien: Die neue Anlage ist getestet und zertifiziert, voll funktionsfähig und entspricht den Produktionszielen und Kosteneinsparungserwartungen.
Agile Zielformulierung OKR
Objective:
Erfolgreiche Verlagerung und Transformation der Produktion von Zentraleuropa nach Osteuropa, um die Produktionskosten signifikant zu senken und gleichzeitig die Betriebskontinuität sicherzustellen.
Key Results:
- KR1: Standort und Infrastruktur:
- Neuer Produktionsstandort in Osteuropa ist bis Januar 2025 ausgewählt und alle relevanten Genehmigungen sind eingeholt.
- 100% der erforderlichen technischen Infrastruktur ist bis Ende März 2025 installiert und einsatzbereit.
- KR2: Produktionskapazität
- …
- KR3: Personal und Organisation
- …
Erreichte Resultate
- Ziele werden sehr gut strukturiert
- Zielkategorien werden umfassend beschrieben
- Ziele sind nach SMART oder agilen Zielmodellen (OKR) gut beschrieben
Zusammenfassung Mehrwert
Bis zu 80% Zeitersparnis durch eine interaktive Nutzung der KI (Vorüberlegung – Erstprompt – KI Erstergebnis – Überarbeitung durch Projektleiter*in – Vorlage für Kick-off Diskussion mit Team, Auftraggeber, …)
