Oft herrscht vor der Projektübergabe an den Kunden bei Projektleitung und Team eine große Anspannung. Dies ist verständlich: Die Übernahme durch den Kunden ist ein – nein: DER Moment der Wahrheit im Projekt! Während im agilen Projektmanagement der Kunde laufend eingebunden ist, arbeitet das Projektteam im klassischen Projektmanagement oft lange Zeit auf Basis der beim Projektstart erhaltenen Spezifikationen. Gerade bei langen Projektlaufzeiten birgt das auch Gefahren.
Wird das Produkt den Kunden zufriedenstellen? Haben wir seine Erwartungen getroffen? Wird er das Projekt abnehmen? Was tun wir, wenn er Nacharbeiten fordert? Das Budget ist fast verbraucht! Was sagt mein Chef dazu, wenn es zu einer Verzögerung kommt? An der Abnahme hängt eine große Zahlung und die Gewährleistungsfrist sollte auch endlich zu laufen beginnen!
Eine völlige Gelassenheit wird schwer zu erreichen sein, aber eine gute Vorarbeit beugt Überraschungen vor.
6 Punkte, die Sie während der Projektlaufzeit beachten sollten, um die Akzeptanz des Kunden sicherzustellen:
- Achten Sie bereits beim Projektauftrag auf einen fairen und eindeutigen Vertrag für beide Seiten – unklare Formulierungen kosten spätestens bei der Abnahme entweder Geld oder Vertrauen. Nehmen Sie sich also Zeit dafür!
- Planen Sie schon zu Beginn gemeinsam mit dem Kunden, wie Anforderungsänderungen behandelt werden. Klären Sie Ansprechpartner*innen und deren Kompetenzen.
- Dokumentieren Sie Änderungen zeitnah und sorgen Sie für die Zustimmung der Verantwortlichen in schriftlicher Form.
- Suchen Sie während des gesamten Projektes regelmäßig den Kontakt zu Ihren Kunden-Ansprechpartnern und schaffen Sie Vertrauen (es gilt die Formel: Erfolg = Qualität mal Akzeptanz). Versuchen Sie, sich in Ihren Kunden hineinzuversetzen und den erwarteten Produktnutzen zu erkennen.
- Diese Vorgehensweise ist im agilen Projektmanagement selbstverständlich: Zeigen Sie frühzeitig Entwürfe und Prototypen – z.B. bei Kundenpräsentationen. Der Einwand‚ “dann kommt der Kunde mit Änderungswünschen” ist berechtigt – aber diese sind zu Beginn leichter und billiger zu berücksichtigen als zu Projektende.
- Beziehen Sie den Kunden auch beim Testen frühzeitig ein. Ist dies technisch nicht möglich, so bitten Sie um mögliche Testszenarien und Fragestellungen. Das hat gleich mehrere Vorteile: Sie können mit seinen Szenarien überprüfen, ob Sie die Kundenwünsche richtig verstanden haben. Und der Kunde muss sich früh Gedanken machen, wie er das Ergebnis testen will – damit werden oft unklare Anforderungen aufgedeckt. Außerdem wird die Zeit zu Projektende meist knapp – erstellt man Testpläne schon in früheren Phasen, wird es zum Schluss nicht so stressig.
