So geht Projektmanagement 2023 – Primas Consulting GmbH

15 Tipps für erfolgreichere Projekte

Vertrauen in die Mitarbeiter*innen zum bestimmenden Prinzip machen: Das bedeutet vor allem, dem Team jenen Freiraum zu ermöglichen, in dem die Teammitglieder sich selbst organisieren können. Damit verbunden ist oft ein Loslassenkönnen, Verantwortung für die operative Arbeit an das Team abzugeben und auch Entscheidungsprozesse zuzulassen, die nicht top-down, sondern eher auf Basis wechselnder Mehrheiten im Team entstehen. Die Grundlage für das Zurücknehmen ist Vertrauen in die Selbstorganisationskräfte im Team und auf die Teammitglieder selbst. Das Interesse an den Menschen hinter den beruflichen Rollen, das vorurteilsfreie Herangehen an die Zusammenarbeit und die Qualität der Kommunikation und Kooperation gerade am Beginn eines Projekts sind vertrauensfördernd.
Eine motivierende Perspektive bieten: Im Kick-off ist es wichtig, eine gemeinsame Projekt-Vision zu erarbeiten. Diese Vision soll so formuliert sein, dass es sich für die Teammitglieder sinnvoll zeigt, an der Verwirklichung mitzuwirken.
Mit Lösungsorientierung überzeugen: Beim Auftreten von langwierigen Diskussions- und Entscheidungsprozessen und bei Ungereimtheiten im Team oder Ineffizienzen, die sich durch die spezifische Teamdynamik ergeben, ist die Moderations- und Kommunikationsfähigkeit des SCRUM Masters gefragt. Dabei kommt es darauf an, wie rasch und gut der Kern der Diskussion erkannt und hervorgehoben wird sowie mögliche Lösungen überzeugend angeboten werden. Überzeugen statt über-die-Köpfe-hinweg-Entscheiden; Zusammenfassen anstelle des Durchsetzens der eigenen Meinung; Angebote machen anstelle von selbst entscheiden sind Haltungen der Führungskraft in Agilen Projekten.
Mit Hilfe von Visualisierung mehr Klarheit ins Projekt bringen: Mit Hilfe einer guten Visualisierung – eines Bildes oder einer schematischen bildlichen Darstellung – lassen sich Projektdiskussionen und deren Ergebnisse wirkungsvoll zusammenfassen oder darstellen und ermöglichen es dem Team, sich wiederfinden und auch später leicht darauf Bezug zu nehmen. Dies erhöht die Identifikation aller Teilnehmenden mit den Ergebnissen.
Neue Arbeitsformen nützen: Die Komplexität und Neuartigkeit in Projekten lässt einen größeren Gestaltungsspielraum als in Routineprozessen zu. Erfolgreiche Führung berücksichtigt diesen Freiraum und nützt die damit verbundenen Vorteile durch entsprechende Arbeitsformen und neue Sichtweisen. Das Zulassen kreativer Ideen am Beginn des Projekts fördert neuartige Lösungsansätze. Das Interesse am Neuen kann dadurch geweckt werden und hohes Engagement sowie Motivation mit sich bringen. Der Einsatz von kreativen Ansätzen sorgt für Abwechslung und macht möglicherweise einen Unterschied zur täglichen Arbeit des Teammitglieds. Bedeutend ist für Projektleiter*innen zu erkennen, wann kreatives Schaffen in effizientes Umsetzen übergehen muss, damit das Projekt nicht zu einer „never ending story“ wird.
Zuhören und offene Fragen stellen: Die Fähigkeit zum Zuhören wird oft als Selbstverständlichkeit behandelt, obwohl es eine nicht zu unterschätzende Herausforderung darstellt, in manchen Situationen geduldig genug zu sein und den kreativen Fluss oder die Lösungsentwicklung im Gespräch nicht vorzeitig zu stoppen. Genauso wichtig und auch schwierig ist es, diejenigen Fragen zu stellen, die die Diskussion weiterbringen. Fast immer handelt es sich dabei um offene Fragen, die den Kontext und etwaige noch nicht behandelte Aspekte ausleuchten, oft sind es Fragen, die eine andere Perspektive ermöglichen.
Nicht mit größtem Problem beginnen: In Projektmeetings ist es ratsam, als ersten Punkt der Tagesordnung nicht den vermutlich am heißesten umstrittenen anzusetzen. Ein leicht erreichbarer Konsens bei einem nicht problembeladenen Thema zu Beginn wird als Erfolg gewertet. Dies wirkt sich positiv auf die nachfolgenden Tagesordnungspunkte aus.
Sich bei Konflikten in Projekten „auf das Ganze“ statt auf Teilbereiche konzentrieren und immer die Zukunft im Blickfeld haben: Mit dieser Einstellung gelingt es leichter, zu einer für alle Seiten akzeptablen Lösung zu kommen und die Chancen auf eine gute zukünftige Zusammenarbeit zu wahren.
Verhandlungen üben: Gerade im Projektmanagement ist eine gute Verhandlungskompetenz eine essentielle Fähigkeit. Um ein für beide Seiten akzeptables Ergebnis zu erzielen, sind eine sorgfältige Vorbereitung aber auch die „richtige“ Einstellung wesentliche Voraussetzungen. Dabei hat es sich bewährt, die Verhandlungssituation zu üben, um für die Verhandlung gut vorbereitet zu sein.
Prototypen entwickeln und testen: Diese Vorgehensweise ist im agilen Projektmanagement selbstverständlich: Frühzeitig werden dem Kunden Entwürfe und Prototypen gezeigt. Etwaige Änderungswünsche sind zu Beginn leichter und billiger zu berücksichtigen als zu Projektende. Sinnvoll ist es auch, den Kunden beim Testen einzubeziehen oder mögliche Testszenarien und Fragestellungen vom Kunden zu erbitten. Dadurch kann überprüft werden, ob die Kundenwünsche richtig verstanden wurden.
TO DOs vereinbaren: Größter Wert ist auf die Vereinbarung von Maßnahmen für die Zeit nach einem Projekt-Meeting zu legen. Dies garantiert die Wirksamkeit des Meetings! Gegebenenfalls formuliert der/die Moderator:in direkt und sofort (vor dem versammelten Gremium) das Protokoll und legt, wann immer möglich, persönlich Verantwortliche für jede vereinbarte Aufgabe sowie einen Termin fest (To-do-Liste).
Auf´s Feiern nicht vergessen: Das gemeinsame Feiern von (Zwischen-)Erfolgen, hat eventuell großen Einfluss auf die Motivation im Projektteam und ist wichtig, um emotionale Bedürfnisse nach Anerkennung zu befriedigen.
Als Product Owner dem Team zur Verfügung stehen: In agilen Projekten übernimmt der Product Owner die Vorgabe von Spezifikationen, Qualitätsanforderungen und terminliche wie kostenmäßige Erwartungen. Dem Product Owner sollte bewusst sein, dass im Projektablauf seine Haltung in Bezug auf nachvollziehbare Änderungen, Feedbackqualität bei den Abnahmen und Klarheit bezüglich Kosten und qualitativen Erwartungen großen Einfluss auf die Motivation oder Demotivation im Team hat.
Anzahl und Detaillierungsgrad der User Storys gut planen: Entscheidend für den Erfolg von agilen Projekten sind die Anzahl und der Detaillierungsgrad der User Storys. Bei zu grober Formulierung ist die Umsetzung jeder User Story zu komplex, um es in einem Durchlauf von zwei bis vier Wochen zu schaffen. Bei zu detaillierter Aufsplittung steigt die Gefahr, dass die Verbindungen und Zusammenhänge zwischen den einzelnen Anforderungen nicht ausreichend berücksichtigt werden und daher große Ineffizienzen in der Projektumsetzung entstehen. Diese heikle Aufgabe der Findung der passenden Detaillierung ist im Zusammenwirken zwischen Product Owner, SCRUM Master und eventuell durch Einbeziehung erfahrener Teammitglieder in der Startphase des Projekts und in jeder Planungsphase eines Durchlaufs neu zu lösen.
Auf Retrospektiven nicht vergessen! In Retrospektiven geht es um die Frage, wie das Team seine Zusammenarbeit künftig verbessern kann. Retrospektiven bieten Führungskräften auch die Möglichkeit, positives Verhalten zu würdigen, Fragen zu stellen und im Sinne einer offenen Feedbackkultur einen konstruktiven Umgang mit Fehlern zu etablieren.

Mehr zum Thema erfahren Sie in unseren aktuellen Ausbildungen:

Alle Primas-Ausbildungen

Alle Ausbildungen bieten wir auch als maßgeschneidertes inhouse-Training an!