In einer Umfrage bei Primas Kunden wurden ineffiziente Meetings, fehlende Kreativität, das Zeitmanagement, schwierige Kommunikationssituationen und fehlende Motivation als besondere Herausforderungen in der hybriden Zusammenarbeit genannt.
Ineffiziente virtuelle Meetings ohne Fokus
Die größte Herausforderung in der virtuellen Zusammenarbeit sehen unsere Kunden beim Thema “Meetings”.
Um die räumliche Distanz zu überbrücken, gibt es eine Vielzahl an Meetings mit oft langer Dauer, unstrukturiertem Ablauf und keiner oder unzureichender Moderation. Diese virtuellen Meetings führen oft zu Demotivation, Aufmerksamkeitsverlust und fehlender Fokussierung. Die Teilnehmer*innen arbeiten irgendwo, sind unterwegs zu privaten Terminen, arbeiten nebenbei an anderen Aufgaben oder beantworten E-Mails.
Mit diesen 3 Punkten gewinnen Ihre Meetings an Qualität:
Versenden Sie rechtzeitig eine Einladung mit der Agenda und den genauen Zeiten je Tagesordnungspunkt.
- Dies ermöglicht den Teilnehmern eine aktive Vorbereitung.
- Eventuell ist nicht die Teilnahme aller Eingeladenen an allen Besprechungspunkten notwendig? Das virtuelle Setting ermöglicht eine Zusammenstellung der Teilnehmerinnen je Besprechungspunkt. Mit der Einladung der richtigen Teilnehmer zu jedem Tagesordnungspunkt schaffen Sie Freiraum und mehr Arbeitszeit für Ihre Mitarbeiter und garantieren, dass sich niemand langweilt oder nebenbei mit anderen Aufgaben beschäftigt.
Achten Sie auf eine gute Abstimmung der Agenda mit den Erwartungen der Teilnehmer*innen
- Dieser Punkt ist wichtig, weil Menschen nur dann bereit sind, sich einzubringen, wenn sie das Thema betrifft und interessiert. Es sollte daher „für jeden etwas dabei sein“. Damit ist gemeint, dass Sie überlegen müssen, wer warum an einem Meeting teilnehmen soll. Oft ist es sinnvoll, bei der Begrüßung den Grund für die Einladung jedes Teilnehmers anzusprechen und so die jeweilige Person wertzuschätzen und ihre Rolle im Meeting für alle transparent zu machen.
Bestimmen Sie einen Moderator, der sich um Technik, aktive Involvierung aller Teilnehmer, interaktive Arbeitsformen und eine gute Visualisierung kümmert.
- Eine funktionierende Technik ist bei virtuellen Meetings essentiell. Sich auf die Gruppe und den Inhalt zu konzentrieren, wird in virtuellen Workshops oft zur Herausforderung. Ambitionierte Mangagerinnen oder Projektleiterinnen sind zwischen der Moderation und dem Inhalt hin- und hergerissen, die technischen Herausforderungen und die Distanz sorgen für zusätzliche Spannung.
- Ein Moderator bietet hier eine wesentliche Unterstützung. Neben der Technik und Visualisierung kann er auch darauf achten, dass alle Teilnehmer in entsprechendem Ausmaß einbezogen und alle Meinungen gehört werden.
